L’optimisation de votre classement administratif est incontournable pour une bonne gestion de votre entreprise. Vous rappelez-vous de l’illustration que j’ai utilisé pour souligner l’importance d’une bonne gestion administrative pour la réussite de votre entreprise ? C’était lors du Be Ballsy Launching Meetup en novembre dernier. J’ai comparé la gestion administrative d’une entreprise à un squelette, dont les vertèbres principales seraient : le classement et l’archivage.
Classement et archivage : vos alliés majeurs
Classement : action de mettre un objet ou une information dans un ordre et un lieu spécifiques.
Archivage : conservation, sauvegarde et stockage d’un document ou une information.
Ces deux notions semblent identiques de par leurs actions, mais se distinguent bien par l’usage. L’usage d’une information classée est très souvent actuel, régulier voir permanent dans la période présente (ex. tous les documents ou informations de l’exercice fiscal en cours ). Tandis que les documents archivés se rapportent aux exercices fiscaux antérieurs, qu’on pourraient solliciter pour un usage ponctuel dans le présent.
Un classement administratif optimisé ne fera certes pas grimper votre chiffre d’affaire, mais il facilitera le focntionnement des autres services responsables de celui-ci. En outre, l’amélioration de votre classement administratif vous garanti la sérénité, la productivité et vous permet même de limiter, voir d’éviter des pertes d’argent inutiles. Laissez-moi vous proposer une suite d’expressions :
- Contrôle
- Redressement
- Recouvrement
- Impayés
- Pénalité de retard
- Majoration de paiement…
Non, il ne s’agit pas d’une liste de courses, mais du résumé du pire cauchemard d’un chef d’entreprise. Et pour l’éviter, rien de mieux qu’un système de classement et d’archivage organisé.
Optimisation du classement administratif : mes tips
- Un suivi quotidien : la procrastination ne fait pas partie de l’équation. Je l’avoue, on n’est pas toujours d’humeur à exécuter des tâches répétitives au quotidien. Seulement dites-vous que la santé de l’entreprise dépend de ce document spécifique.
- Eviter la manipulation des documents et informations par plusieurs personnes : si non, prévoyez un registre ou fiche de mouvement des documents. Ce dernier sera signé à chaque fois par toute personne ayant déplacer le moindre papier.
- Rendre cette tâche fun : le meilleur moyen de ne pas vous ennuyer dans votre travail c’est d’y prendre un réel plaisir. Rappelez-vous, le travail de classement et d’archivage n’est pas moins important que tous les autres dans l’entreprise. Moi par exemple, je joue avec les couleurs. Chrono rouge pour les dépenses, le bleu pour la banque etc…Je marque les tirroirs et leurs clés de points colorés (autocollants multicolores) distincts… Bref, je fais de ce rayon mon royaume et des documents mes sujets. Je suis la maîtresse du labirynthe et j’ai le pouvoir d’indiquer le chemin aux autres départements qui seraient perdus sans moi. 💪
- Et enfin planifier un contrôle mensuel : l’idée ici est de vérifier que tous les documents que vous avez déplacé au cours du mois sont retournés à leur place (quittances, factures, décharges de courriers, bons de commandes…)
Conclusion
J’aime l’expression « il n’y a pas de sous métier« , mais je dirais mieux
Il n’y a pas de sous tâche
L’une des premières qualités du freelance c’est sa cappacité à s’entourer de bons éléments. Et rappelez-vous que la santé de votre entreprise dépend en grande partie de sa gestion administrative, dont l’optimisation du classement et de l’archivage est l’atout majeur. Donc, trouver la personne qui prendra du plaisir à faire ce job est votre responsabilité.